Leistung zählt – auch im Homeoffice

Obwohl das letzte Jahr für alle Führungskräfte und Mitarbeiter ein steile Lernkurve war, herrscht weiterhin Nachholbedarf bei der Frage, wie ein Team auf Entfernung wirklich wirksam geführt wird. Fakt ist, Anfang 2020 war Homeoffice für viele Unternehmen absolutes Neuland. Laut einer Studie der Uni Konstanz von April 2020*, hatten rund 85 Prozent der Führungskräfte in Deutschland vor der Corona-Pandemie noch nicht aus dem Homeoffice geführt.

Erste, zweite, dritte Welle… während ein Ende der Corona-Pandemie nicht in Sicht ist, sitzt halb Deutschland weiterhin an heimischen Schreib- und Küchentischen. Natürlich sind wir mittlerweile alle versierte Slack–, MS Teams– oder Zoom-Nutzer, wissen, wie Online-Meetings gestaltet werden, so dass möglichst niemand einschläft, wie Dateien bereitgestellt und Aufgaben organisiert werden...  

Eine der Fragen, die auch unsere Culcha-Kunden im April 2020 gestellt haben, war, wie Führungskräfte den Überblick über die Aufgaben und Leistungen ihrer Mitarbeiter im Homeoffice behalten, wenn weiterhin gilt: Ergebnisse zählen!

Die nachfolgenden Tipps und Tricks geben einen kleinen Einblick in die Inhalte unseres sechswöchigen Kompaktprogramms “Stay in Charge: Kraftvoll Arbeiten und Führen in verteilten Teams”.  

Die Kanban-Methode als Fortschrittsanzeige auf die Entfernung

Mit der Kanban-Methode lässt sich die Zusammenarbeit in Teams sehr einfach koordinieren. Wer es noch nicht kennt: Es ist eine Methode für effektives Aufgabenmanagement aus der japanischen Automobilproduktion. Aufgaben werden behandelt wie Werkstücke, indem sie gut sichtbar von einem Arbeitsschritt zum nächsten geschoben werden. Üblicherweise sind mindestens die Arbeitsschritte „Idee / Backlog“, „Aufgabe / to do“, „in Bearbeitung / doing“ „in Abstimmung / pending“ und „erledigt / done“ vorgesehen.

Man behält den Überblick, vermeidet Doppelarbeit, erhält Transparenz über individuelle Arbeitsfortschritte und den Stand des Teams, bündelt Zuständigkeiten sowie Deadlines an einem Ort.  

Unser Tipp für Führungskräfte: es ist hilfreich, Meetings einzurichten, um das Kanban-Board zum gelebten Teil des Arbeitsalltags zu machen. Der Verweis auf das Board in Gesprächen hilft, die Methode zu verankern.  

Aufgaben richtig kommunizieren und empfangen

Die Erfahrung zeigt: Entfernung führt dazu, dass Kollegen häufiger aneinander vorbeireden, nicht ausreichend ins Detail gehen oder Informationen teilen, die nicht zur Aufgabenerfüllung beitragen.  

Auch hierzu ein paar nützliche Ideen:  

• Alle verfügbaren Ressourcen und Dokumente erwähnen, die für die Erfüllung der Aufgabe wichtig erscheinen.
• Zeit lassen, um sich einen Überblick zu verschaffen und ggf. Nachfragen zu stellen.

• Den Umfang des erwarteten Ergebnisses so präzise wie möglich benennen: Geht es nur um ein paar Stichworte oder eine umfassende Ausarbeitung? Welcher Dateityp soll es sein? Und bis wann?
• Gibt es hilfreiche Beispiele oder Referenzen?  
• Um zu beschreiben, was ein Ergebnis konkret auszeichnet, hilft Kontext: Wozu trägt es bei, was soll damit erreicht werden?
• Schulterblicke helfen, Fortschritt zu bewerten und ggf. den Kurs zu korrigieren.  

Führen über positive Verstärkung auf die Distanz

Wenig motiviert Menschen bei der Arbeit so, wie Wertschätzung. Umso mehr im Homeoffice, denn Fortschritte, Leistungen und Ergebnisse sind auf die Distanz häufig schwerer so zu zeigen, dass sie von der Führungskraft auch gesehen und gewürdigt werden. Eine effektive Methode für Führungskrafte ist die “positive Verstärkung”. Darunter versteht man den Mechanismus, dass ein Verhalten aufgrund vorangegangener, positiver Reaktionen wiederholt gezeigt wird.  

Zum Abschluss noch einmal fünf Tipps, wie Führungskräfte positive Verstärkung im Remote-Setting anwenden können, um über Lob und Anerkennung positive Verhaltensweisen ihrer Mitarbeiter zu fördern.

• Private Chatnachrichten mit ausführlichem Lob für Aufgabenerledigung versenden
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• Besondere Leistungen öffentlich im team- oder unternehmensweiten Netzwerk teilen – so werden Erfolge auch für andere sichtbar  
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• Den Gedankengeber eines wichtigen Verbesserungsvorschlags namentlich erwähnen, wenn es zur Umsetzung kommt
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• Beständig Vertrauen aussprechen und zeigen, z.B. durch die Übertragung der Moderation eines virtuellen Meetings
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• Mit einer positiven Nachricht im Team-Chat für einen angenehmen Tagesabschluss sorgen  

*Remote Teams: Studie Prof. Kunze & Zimmermann, Uni Konstanz (April 2020)

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